Про порядок роботи відповідальних представників держави, голів та членів наглядових рад господарських товариств з державною часткою понад 50 відсотків акцій
№ 10-17-1278 від 29 січня 2006 р.
Інструктивний лист ФДМУ
| від 30.01.2006 | N 10-17-1278 |
Про порядок роботи відповідальних представників держави, голів та членів наглядових рад господарських товариств з державною часткою понад 50 відсотків акцій
Цей інструктивний лист підготовлено на виконання пункту 2 Плану спільних заходів щодо підвищення ефективності управління державними корпоративними правами в акціонерних товариствах та контролю за фінансовою діяльністю цих товариств (далі - ВАТ), розроблених та затверджених Фондом державного майна України (ФДМУ) спільно з Міністерством економіки України та Державною комісією з цінних паперів та фондового ринку на виконання Постанови Верховної Ради України від 22.09.05 N 2896-IV, з метою поліпшення роботи голів та членів наглядових (спостережних) (далі - наглядова рада) рад господарських товариств, відповідно до Цивільного та Господарського кодексів України, Закону України "Про господарські товариства" N 1576 від 19.09.91, постанови Кабінету Міністрів України від 15.05.2000 N 791 "Про управління державними корпоративними правами". Лист визначає порядок роботи відповідального представника держави (далі - Представник), голів та членів наглядових рад ВАТ протягом року.
1. Організація здійснення аудиторської перевірки фінансово-господарської діяльності ВАТ
З метою проведення незалежного аудиту річної фінансової звітності та затвердження загальними зборами акціонерів річних звітів товариств Представник та голова правління мають забезпечити відбір та погодити з ФДМУ (або його регіональним відділенням) виконавця для проведення аудиту річної звітності відповідно до Положення про порядок погодження Фондом державного майна України та його регіональними відділеннями виконавця для проведення аудиту річної фінансової звітності господарських товариств, у статутних фондах яких державна частка перевищує 50 відсотків, затвердженого відповідним наказом ФДМУ.
Контроль за відбором та погодженням з ФДМУ аудитора (аудиторської фірми) покладається на наглядову раду ВАТ. Організація контролю з боку наглядової ради за здійсненням усіх необхідних заходів покладається на Представника.
Окрему увагу слід звернути на відображення в аудиторському висновку питань, передбачених зразковим технічним завданням, затвердженим наказом ФДМУ. Для цього виконавчий орган ВАТ забезпечує погодження остаточної редакції річного аудиторського висновку з ФДМУ або його регіональним відділенням до підписання акта приймання-передачі виконаних робіт відповідно до договору про надання аудиторських послуг.
Наглядова рада повинна доручити виконавчому органу ВАТ не пізніше ніж за три тижні до проведення чергових загальних зборів акціонерів надати ФДМУ або регіональному відділенню ФДМУ, що здійснює повноваження з управління відповідним державним пакетом акцій ВАТ, аудиторський висновок.
2. Здійснення контролю за поданням звітності ВАТ до ФДМУ
Відповідно до Закону України "Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні" N 996-ХІV від 16.07.99 та на виконання постанови Кабінету Міністрів України від 28.02.2000 N 419 "Про затвердження Порядку подання фінансової звітності" голова правління ВАТ зобов'язаний подавати до ФДМУ щоквартальну та річну фінансову і статистичну звітність в установлені нормативними документами терміни і у визначених обсягах.
Крім того, відповідно до п. 2.2.4 Типової форми контракту з керівником виконавчого органу відкритого акціонерного товариства*, затвердженої наказом ФДМУ від 05.04.04 N 662, голова правління зобов'язаний щокварталу особисто звітуватися перед органами приватизації про хід ліквідації заборгованості до бюджету, з виплати заробітної плати, простроченої кредиторської та дебіторської заборгованості, у тому числі в разі проведення експортно-імпортних операцій.
Отже, Представник зобов'язаний встановити контроль за своєчасним поданням вищезазначених документів у повному обсязі.
3. Участь Представника у підготовці загальних зборів акціонерів ВАТ
До скликання щорічних загальних зборів акціонерів Представнику потрібно провести ретельну перевірку статуту ВАТ, положень про наглядову раду, ревізійну комісію та інших внутрішніх положень ВАТ, у тому числі документів щодо створення, реорганізації та ліквідації господарських товариств, створених за участю ВАТ, його дочірніх підприємств, філій та представництв на предмет їх відповідності чинному законодавству і нормативно-правовим актам ФДМУ. Крім того, Представнику доручається перевірити наявність усіх інших положень, необхідних для діяльності та організації роботи органів управління ВАТ.
Так, відповідно до доручення Кабінету Міністрів України від 02.12.05 N 62417/2/1-05 до Указу Президента України від 24.11.05 N 1648/2005 "Про рішення Ради національної безпеки і оборони України від 29 червня 2005 року "Про заходи щодо поліпшення інвестиційного клімату в Україні" та від 28 жовтня 2005 року "Про заходи щодо утвердження гарантій та підвищення ефективності захисту права власності в Україні" Представнику доручається проаналізувати статут та внутрішні положення товариства на предмет відповідності принципам корпоративного управління, що затверджені рішенням Комісії з цінних паперів та фондового ринку від 11.12.03 N 571.
За результатами аналізу в разі виявлення будь-яких порушень або розбіжностей з чинним законодавством, нормативно-правовими актами, які регулюють сферу управління державними корпоративними правами, Представник зобов'язаний подати до ФДМУ пропозиції стосовно їх усунення у двотижневий термін до дати проведення загальних зборів акціонерів та у термін до 01.03.06 щодо ВАТ із 100 %-вим державним пакетом акцій.
Крім того, Представник здійснює моніторинг фінансово-економічних показників господарської діяльності ВАТ, аналіз роботи органів управління ВАТ, ревізійної комісії, їх персонального складу, за підсумками чого надає пропозиції ФДМУ стосовно:
включення до порядку денного загальних зборів питання щодо оновлення складу наглядової ради або заміни окремих її членів;
включення до порядку денного загальних зборів питання щодо оновлення складу ревізійної комісії або заміни окремих її членів;
виконавчого органу;
зміцнення менеджменту ВАТ.
Також Представнику треба забезпечити дотримання вимог:
наказу ФДМУ від 02.11.05 N 2882 "Щодо оформлення передачі реєстру акціонерів за рішенням загальних зборів";
листа ФДМУ щодо скликання загальних зборів акціонерів ВАТ, термінів проведення та порядку денного загальних зборів, який щороку (на початку року) розробляється та надсилається правлінню ВАТ.
4. Участь Представника у загальних зборах акціонерів ВАТ
Щороку для підготовки чергових загальних зборів акціонерів ФДМУ готує перелік питань, які обов'язково мають бути розглянуті на зборах. Для цього Представник скликає засідання наглядової ради, на якому затверджуються порядок денний, дата та місце проведення зборів, і встановлює контроль за своєчасним поданням виконавчим органом ВАТ оголошення про проведення зборів.
Представник особисто бере участь у загальних зборах акціонерів ВАТ за винятком випадків, коли ФДМУ делегує такі повноваження іншій особі.
По закінченні зборів Представник здійснює контроль за поданням у 10-денний термін протоколу зборів до ФДМУ та в разі особистої участі у зборах перевіряє його на предмет відповідності рішенням, прийнятим на загальних зборах акціонерів ВАТ.
Особливу увагу Представник звертає на виконання рішення вищого органу ВАТ щодо розподілу чистого прибутку, отриманого у звітному періоді, встановлює контроль за своєчасним, повним нарахуванням та виплатою дивідендів на державну частку.
5. Здійснення Представником контролю основних питань діяльності виконавчого органу ВАТ
Представник відповідно до статуту ВАТ здійснює особистий контроль договорів господарської діяльності ВАТ, виконання яких можуть призвести до отримання збитків ВАТ.
Представник здійснює аналіз обсягів представницьких витрат, витрат на проведення презентаційних заходів, консультаційних послуг, витрат, пов'язаних з проведенням ювілеїв, тощо.
За умови наявності простроченої заборгованості з виплати заробітної плати працівникам ВАТ або обов'язкових платежів до Державного бюджету України Представник вживає заходів щодо виявлення та усунення фактів надмірних витрат на утримання управлінського апарату ВАТ, його соціальне обслуговування, будівництво, придбання, ремонт і утримання дорогих офісів, об'єктів відпочинку, розваг і оздоровлення, дорогих автомобілів, систем і апаратів зв'язку, закордонні відрядження. У разі неможливості запобіганню вищенаведеним фактам з причини вчинення опору з боку виконавчого органу ВАТ або з інших причин Представник повинен повідомити про це керівництво ФДМУ або регіонального відділення.
6.Організація роботи Представника у наглядовій раді ВАТ
Представник скеровує роботу членів наглядової ради, які обрані від інших державних органів виконавчої влади, забезпечує проведення засідань наглядової ради ВАТ не рідше одного разу на квартал.
До порядку денного засідань наглядової ради Представник в обов'язковому порядку вносить такі питання:
звіт голови правління щодо фінансово-економічного стану ВАТ за звітний період;
стан виконання фінансового плану ВАТ;
виконання головою правління умов контракту;
стан погашення заборгованості з виплати заробітної плати, обов'язкових платежів до бюджету (за наявності такої заборгованості);
план роботи та стратегія розвитку виробництва на наступний звітний період ВАТ;
стан виконання виконавчим органом рішень вищого органу ВАТ та наглядової ради;
розгляд питань стосовно наявності ознак банкрутства ВАТ або можливості настання їх у майбутньому;
питання щодо розпорядження майном ВАТ (матеріальними, нематеріальними активами) та укладання угод у межах, передбачених статутом ВАТ;
інші питання, які належать до компетенції наглядової ради відповідно до статуту ВАТ.
До проведення засідання наглядової ради Представник узгоджує позицію представників держави - членів наглядової ради ВАТ, унаслідок чого забезпечується прийняття єдиного рішення від держави під час голосування з усіх питань порядку денного. Узгодження позицій може відбуватися шляхом збору підписів на опитувальних листах або інших письмових доказів волевиявлення членів наглядової ради (телеграм, факсів та ін.).
Якщо статутом ВАТ передбачено, що прийняття рішень з питань розпорядження майном, укладання цивільно-правових угод, отримання кредитів та інших є компетенцією наглядової ради ВАТ, Представник має право отримувати інформацію, матеріали, документи та (або) методичну допомогу працівників відповідних структурних підрозділів ФДМУ або регіонального відділення, до компетенції яких належать наведені питання.
На засіданні наглядової ради Представник забезпечує ведення протоколу, в якому відображається позиція кожного члена наглядової ради під час розгляду питань порядку денного.
У разі суттєвого погіршення фінансово-економічного стану ВАТ, а також виявлення ознак його банкрутства або інших випадків, наслідками яких є загроза знецінення державного пакета акцій ВАТ, Представник негайно інформує про це ФДМУ або регіональне відділення та ініціює скликання засідання наглядової ради для вирішення зазначених питань.
7. Звітність Представника
Відповідно до постанови Кабінету Міністрів України від 15.05.2000 N 791, інструктивних листів та нормативних актів ФДМУ, договорів доручень на здійснення функцій з управління державними корпоративними правами Представник зобов'язується щокварталу (на початку року, наступним за звітним) подавати звіт про виконання повноважень з управління державним пакетом акцій ВАТ, пояснювальну записку щодо невиконання завдання з управління, а також щодо незадовільної динаміки фінансово-економічних показників (за наявності такої динаміки).
Терміни подачі Представником звітності: за І квартал - 01.05; ІІ квартал (І півріччя) - 01.08; ІІІ квартал (9 місяців) - 01.11; ІV квартал (рік) - 01.03.
Також Представник повинен у 5-денний термін від дати засідання наглядової ради ВАТ надавати копію протоколу засідання до Департаменту з питань корпоративних відносин ФДМУ (відділ по організації роботи наглядових рад та ведення реєстру керуючих державними корпоративними правами) або до відповідного структурного підрозділу регіонального відділення ФДМУ для здійснення моніторингу прийнятих наглядовою радою рішень.
Для належного виконання своїх повноважень Представник має право отримувати у ВАТ у повному обсязі інформацію щодо його фінансово-майнового стану, господарської діяльності (копії рішень загальних зборів, витяги з них, баланси, фінансову документацію, матеріали про майновий стан та ін.), а також діяльності філій ВАТ, його представництв, дочірніх підприємств та господарських товариств, створених за участю ВАТ.
8. Затвердження фінансового плану ВАТ
Відповідно до доручення Кабінету Міністрів України від 06.12.05 N 35073/60/1-05 Міністерство економіки України у двомісячний термін має доопрацювати відповідний проект нормативно-правового акта щодо затвердження нової форми фінансового плану, термінів подання до Міністерства економіки України органами виконавчої влади фінансових планів підприємств та їх затвердження.
У зв'язку з вищенаведеним та враховуючи, що згідно зі статутом ВАТ фінансовий план затверджується відповідним органом управління товариства, після погодження у ФДМУ (або регіональному відділенні) поданого головою правління фінансового плану контроль за організацією заходів щодо затвердження фінансового плану ВАТ покладається на Представника.
Якщо за підсумками аналізу господарської діяльності ВАТ у першому півріччі звітного року виникає потреба скоригувати фінансовий план, Представник ініціює засідання наглядової ради, на якому розглядається питання щодо погодження змін до фінансового плану.
Інструктивний лист ФДМУ від 05.02.04 N 10-17-1490 вважати таким, що втратив чинність.
| Голова Фонду | В. Семенюк |